Defter ve Belge İbraz Etmeme: Vergi ve Ceza Süreçleri

İsteme yazısının kapsamını okuyun

Hangi makam, hangi dönem için hangi defter, belge ve elektronik kayıtları istiyor? Yetki, tebliğ ve talepte belirtilen süre incelenir. İstenen belge listesi ile eldeki kayıtlar eşleştirilir. Daha önce sunulan belgelerin teslim kaydı dosyaya eklenir. Yalnız mali müşavirin elinde olduğunu söylemek yerine belgenin nerede bulunduğu ve nasıl temin edileceği planlanır. Fiziki ve elektronik ibraz yöntemleri ilgili yazıya göre kontrol edilir.

İbrazın yapıldığını kanıtlayan kayıt

Teslim tutanağı, ek listesi ve elektronik gönderim kaydı saklanmalıdır. Bir koli veya dosya teslim edilmiş olması içeriğin hangi döneme ait olduğunu her zaman göstermez. Belge sayısı, defter türü ve varsa eksikler açık listelenir. İlave süre veya açıklama talebi verilmişse başvuru ve cevap da saklanır. Talebin yapılmış olması, idareden cevap gelmeden sürenin uzadığı varsayımına dayandırılmamalıdır.

Kayıp, yangın, erişim sorunu ve mazeret

Kayıtların kaybolması veya teknik nedenle açılamaması iddiası olay tarihleri, tutanaklar, sistem kayıtları ve ilgili belgelerle desteklenir. Her mazeret, kanuni mücbir sebep ile aynı sonucu doğurmaz. Zayi belgesinin gerekip gerekmediği ve temin yolu ayrıca incelenir. Elektronik yedekler, entegratör kayıtları veya banka belgeleri alternatif delil sunabilir. Mevcut olmayan belge varmış gibi beyan etmek yerine durum açık ve belgeli anlatılır.

Vergi tarhiyatı ile ceza isnadını ayırın

İbraz etmeme KDV indirimi, matrahın belirlenmesi ve VUK 359 kapsamındaki iddialar bakımından farklı süreçler doğurabilir. İnceleme yazısı, tarhiyat ihbarnamesi ve ceza soruşturmasının her biri ayrı dosya olarak takip edilir. Suçun kanuni unsurları ve kast değerlendirmesi ile vergi hesabının doğruluğu aynı soru değildir. Aynı ticari işlemi gösteren belgeler süreçlerde tutarlı biçimde sunulur. İhbarname ve yargı kararlarına ilişkin süreler ayrıca korunur.

Kısmi teslim ile hiç teslim etmeme aynı değildir

İstenen bütün kayıtların tek seferde sunulmadığı dosyada hangi belgelerin hangi gün teslim edildiği açıkça gösterilir. Teslim listesi, elektronik alındı, taşıyıcı kayıtları ve varsa ek süre talebi yan yana konulur. Sonraki teslimin önceki döneme etkisi dosyanın kanuni koşullarına göre değerlendirilir. İdarenin ulaşamadığı belge ile mükellefin elinde bulunduğu halde vermediği belge birbirinden ayrılır. Savunma yalnız 'belgeler mali müşavirdeydi' açıklamasına bırakılmadan gerçek teslim geçmişiyle kurulmalıdır.

Elektronik defter ve fiziki evrakı birlikte sunun

E-defter dosyasının bulunması, bütün ticari dayanakların da ibraz edildiği anlamına gelmez. Elektronik kayıtlar, berat bilgileri ve okunabilir dosyalar ile fatura, sözleşme, teslim ve banka belgeleri farklı işlevler taşır. İsteme yazısı hangi kayıtları kapsıyorsa teslim açıklaması o sırayı izlemelidir. Dosya bir teknik nedenle okunamıyorsa sorun, tarihleri ve sağlanan alternatif erişimle belgelenir. Vergi tarhiyatına karşı açıklama ile VUK 359 kapsamında ileri sürülen isnada karşı savunma ilgili dosyalarda ayrı hazırlanır.

Sık sorulan sorular