Yabancı resmî belge nedir?

Belgenin yabancı ve resmî olması

Belgeyi düzenleyen makamın başka devlete ait olması yabancılık unsurunu oluşturur. Doğum kaydı, mahkeme belgesi, noter senedi veya idari kayıt farklı türlerde yabancı resmî belge olabilir. Bir şirketin kendi yazısı yalnız yabancı ülkede hazırlanmış olması nedeniyle resmî belgeye dönüşmez. Ancak özel belgedeki imzanın resmî olarak onaylanması ayrı bir tasdik oluşturabilir. Hangi kısmın resmî nitelik taşıdığı belirlenmelidir. Düzenleyenin kimliği, yetkisi ve belgenin hangi işlem için verildiği, sonraki tasdik ve kullanım incelemesinin başlangıç noktasıdır.

HMK 224 kapsamında ispat

HMK 224, yabancı devlet makamlarınca hazırlanan resmî belgelerin Türkiye’de bu niteliği taşıması için yetkili makam veya ilgili Türk konsolosluk makamınca onaylanmasına ilişkin çerçeveyi düzenler; Türkiye’nin taraf olduğu milletlerarası sözleşmelerin hükümleri saklıdır. Bu nedenle her yabancı belge için aynı tasdik zinciri zorunlu kabul edilemez. Lahey Apostil Sözleşmesi veya başka bir anlaşma daha kolay yöntem ya da muafiyet getirebilir. Belgenin gerçekliğiyle içerdiği hukuki ilişkinin sonucu farklıdır. Bir belgenin resmî ispat niteliği kazanması bütün maddi iddialarının tartışılamayacağı anlamına gelmez.

Apostil ile tasdik zinciri ayrımı

Uygulanabilir Lahey Sözleşmesi ilişkisi varsa apostil, diplomatik veya konsolosluk tasdiki yerine öngörülen basitleştirilmiş şekildir. Sözleşmenin uygulanmadığı durumda ilgili ülke makamları ve dış temsilcilik üzerinden tasdik zinciri gündeme gelebilir. Daha elverişli ikili veya çok taraflı anlaşma ise tasdiki tamamen kaldırabilir. Bu seçenekler otomatik olarak üst üste eklenmemelidir. Önce belge türü ve iki devlet arasındaki yürürlük ilişkisi belirlenir. Apostilin belgedeki imzanın gerçekliği, imzalayanın sıfatı ve mühür veya damga aidiyetini doğruladığı, içeriği onaylamadığı unutulmamalıdır.

Çeviri ayrı bir aşamadır

HMK 223, yabancı dildeki belgenin tercümesine ilişkin düzenleme içerir; mahkeme gerektiğinde resmî tercüme isteyebilir. Belgenin apostilli olması Türkçe anlaşılır olma ihtiyacını kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Çevirinin nerede ve hangi usulle yapılacağı kullanacak kurumun mevzuatına bağlıdır. İsim, tarih, makam ve tasdik bilgilerinin eksiksiz aktarılması önemlidir. Apostilin de ilgili nüshayla bağlantısı anlaşılmalıdır. Yalnız metin çevirisinin noter onayı, asıl yabancı belgenin bütün tasdik eksikliklerini otomatik gidermez. Asıl, onay ve çeviri birbirine karıştırılmadan dosyalanmalıdır.

Kullanım amacının etkisi

Aynı belge okul kaydı, vatandaşlık, tapu, mahkeme veya ticaret sicili işleminde farklı ek koşullara tabi olabilir. İstenen güncellik süresi, asıl veya örnek kabulü ve özel belge formatı ilgili işlemin hukukuna göre değerlendirilir. Her yabancı belge için tek bir altı ay geçerlilik kuralı yoktur. Belgenin dayandığı olay sabit olsa da kurum güncel kayıt isteyebilir. Başvuru yapacak kişi belgeyi almadan önce kullanacağı kurumdan talep edilen tür ve biçimi öğrenmelidir. Gereksiz yeniden tasdik ve çeviri masrafı böylece azaltılabilir.

Mahkeme kararında tanıma ve tenfiz

Yabancı mahkeme kararının apostilli olması, Türkiye’de her sonucunun otomatik uygulanacağı anlamına gelmez. Kararın niteliğine göre tanıma veya tenfiz ve 5708 sayılı Kanunun koşulları gündeme gelebilir. Bazı idari kayıt işlemlerinin özel düzenlemesi ayrıca bulunabilir. Apostil belgenin dış gerçekliğine yönelikken tanıma ve tenfiz kararın Türkiye’deki etkisiyle ilgilidir. Kesinleşme belgesi, usulüne uygun tebligat ve çeviri gibi unsurlar işlem türüne göre araştırılır. Yalnız apostil aldığını söylemek yabancı ilamın icra edilebilirliğini ispatlamaya her durumda yetmez.

Yabancı vekâletname ve özel şekil

Vekâletnamenin tasdik edilmiş olması, yapılmak istenen her işlemi kapsadığı anlamına gelmez. Temsil yetkisi, fotoğraf veya belirli taşınmaz bilgisi gibi özel koşullar kullanım yerinde ayrıca incelenebilir. Tapu işlemlerinde TKGM’nin yabancı ülkelerde düzenlenen vekâletnamelere ilişkin açıklamaları önemlidir. Yabancı noter belgesinin tamamını geçersiz saymak da sadece apostile bakarak her işlemi yapılabilir görmek de hatalıdır. Belgenin düzenlenme biçimi, tercümesi, yetki kapsamı ve kimlik uyumu birlikte değerlendirilir. Gerekirse yeni veya tamamlayıcı vekâlet hazırlanması planlanır.

Örnek: yabancı doğum kaydı

Yabancı ülkeden alınan doğum belgesini Türkiye’de nüfus veya başka idari işlemde kullanacak kişi önce belge formatını ve anlaşma muafiyetini araştırmalıdır. Çok dilli uluslararası bir kayıt örneğiyle sıradan yerel belge aynı işlem zincirine tabi olmayabilir. Apostil gerekiyorsa belgeyi düzenleyen ülkenin yetkili makamından alınır. Ardından gerekiyorsa uygun Türkçe çeviri hazırlanır. İsimde farklı alfabe kullanılması veya tarih biçimi uyuşmazlığı varsa açıklayıcı kayıt gerekebilir. Sorun her zaman tasdik eksikliği değildir; aynı kişiye aidiyet ve belge içeriğinin yeterliliği ayrıca değerlendirilebilir.

Ret ve eksiklik halinde yapılacaklar

Kurum belgeyi kabul etmiyorsa hangi koşulun eksik olduğunu yazılı veya açık biçimde öğrenmek yararlıdır. Eksik çeviri, yanlış tasdik makamı, yetersiz temsil yetkisi veya uygun olmayan belge formatı farklı çözümler gerektirir. Başvuru süresi varsa eksiklik yazısı ve tebliğ tarihi saklanır. Yeniden belge almak için geçen süre her idari veya yargısal süreyi otomatik durdurmaz. Ret kararının niteliğine göre itiraz veya dava yolu araştırılır. Kuruma tekrar belge sunmakla kanuni başvuru süresinin korunmuş olduğu varsayılmamalıdır. Somut işlem mevzuatı esas alınır.

Resmî doğrulamanın sınırları

HMK 223–224, Lahey Sözleşmesi ve HCCH durum tablosu temel kaynaklardır. Dışişleri tasdik açıklaması belge zincirinin pratik çerçevesini verir. Ülkenin sözleşme listesinde bulunması tek başına her tarihte ve her devletle yürürlük ilişkisi bulunduğunu göstermez; katılma, yürürlük, itiraz ve ülkesel uygulama kontrol edilir. Sonuç, belge kaynağı ile kullanım amacına bağlıdır. Asıl belge, tasdik, çeviri ve kurumun eksiklik yazıları birlikte korunmalıdır.

Sık sorulan sorular