Elektronik noterlik işlemi nedir?

Elektronik işlem ile randevu ayrımı

İnternetten randevu almak veya ön bilgi göndermek tek başına tamamlanmış noterlik işlemi değildir. Elektronik noterlikte başvuru, güvenli elektronik imza, belge hazırlığı, kayıt, zaman damgası ve gerekiyorsa huzurda tamamlanma aşamaları bulunabilir. TNBBS kanuni altyapının merkezindedir. Özel bir internet formuna bilgi yazılması her zaman resmî başvuru anlamına gelmez. Hangi aşamanın tamamlandığı ve hangi belgenin oluştuğu kontrol edilir. Özellikle tamamlanmamış ön başvurunun son tarihleri koruduğu varsayılmamalıdır; işlem türünün geçerlilik koşulları ayrıca yerine getirilmelidir.

Kanuni çerçeve ve yönetmelik

Noterlik Kanunu 198/A, güvenli elektronik imzayla elektronik ortamda noterlik işlemlerinin yapılmasına ilişkin dayanak oluşturur.11 Temmuz 2015 tarihli yönetmelik 1 Mart 2016 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Yönetmelik işlemin türüne göre huzurda yapılma, uzaktan hazırlık ve tamamen elektronik tamamlanma ayrımlarını düzenler.5070 sayılı Kanundaki resmî şekil, özel merasim ve güvence sözleşmelerine ilişkin sınırlar da dikkate alınır. Bu nedenle elektronik imzanın varlığı bütün özel şekil kurallarını kaldırmaz. Tarihi bir yönetmelik metni okunurken kanunun sonradan değişen hükümleriyle birlikte değerlendirme yapılmalıdır.

Hangi işlemler uzaktan olabilir?

Yönetmeliğin 6 maddesi güvenli elektronik imzayla huzura çıkmadan yapılabilecek çevirme, tescil, tespit, örnek verme, defter onaylama ve imza onaysız ihtar veya ihbar gibi belirli işlem türlerini düzenler. Sayılan işlemlerin kendi belge ve doğrulama koşulları sürer. Başvurunun teknik ortamda açılabilmesi işlemin mutlaka aynı anda tamamlanacağı anlamına gelmez. Sistemin kabul ettiği yöntem ve gerekiyorsa ek belge talebi izlenmelidir. Tespit işleminde içeriğin niteliği ve erişim koşulları da önemlidir. Liste, bütün noterlik işlemlerine sınırsız uzaktan yetki verilmiş gibi genişletilmemelidir.

Huzurda tamamlanması gereken işlemler

Düzenleme şeklinde yapılması gereken veya tarafların irade açıklamasını içeren işlemlerde noter huzurunda bulunma koşulu önem taşır. Yönetmelik elektronik ön hazırlık yapılmasına izin verse de işlemin huzurda tamamlanmasını gerektiren halleri korur. Örneğin önemli bir vekâlet veya taşınmaza ilişkin işlem için yalnız dosya yüklenmesinin yeterli olduğu düşünülmemelidir. Kimlik, ehliyet, gerçek irade ve temsil yetkisi denetimi işlem türüne göre sürer. Başvuran hangi belgeleri elektronik göndereceğini ve hangi aşamada bizzat bulunacağını noterlikten önceden öğrenmelidir.

Güvenli imza ve zaman damgası

Güvenli elektronik imza sıradan bir imza fotoğrafı veya eposta sonuna ad yazılması değildir.5070 sayılı Kanunun kimlik, sertifika ve doğrulama düzeni içinde değerlendirilir. Noter tarafından güvenli elektronik imzayla yapılan işlemlerde yönetmelik zaman damgasını öngörür. Zaman kaydı belgenin oluşturulma veya doğrulama aşamalarının izlenmesini kolaylaştırır; belgenin içindeki her dış olayın gerçek olduğunu garanti etmez. Başkasına ait sertifika veya imza aracının kullanılması ayrı sorun doğurur. İşlemi yapan kişinin kimliği ve ilgili sıfatı doğru olmalıdır.

Dayanak belgelerin doğrulanması

Yönetmelik, başvurunun dayanak belgeleri ve bunların doğrulanması için özel usul içerir. Gereken durumda asıl belge üç iş günü içinde ve her halde işlem tamamlanmadan önce ibraz edilir. Doğrulanamayan belge için yapılan bildirimin yöntemi ve tarihi önemlidir; SMS, KEP veya TNBBS bildirimi düzenlenmiştir. Bu süreyi bütün noter başvurularında geçerli genel tamamlama süresi gibi kullanmak yanlıştır. Somut belgenin neden istendiği, ne zaman bildirildiği ve işlemin hangi aşamada olduğu okunmalıdır. Eksiklik devam ederken işlem tamamlanmış sayılmamalıdır.

Elektronik örnek ve mahkeme istemi

Elektronik örneğin dayanak kayda uygunluğu ve doğrulanabilirliği önemlidir.2026 tarihli 7589 sayılı Kanunun 2 maddesiyle değişen NK 55, mahkeme, sulh ceza hâkimliği veya savcılığın noter evrakı istemesine ilişkin özel düzenleme içerir. Güvenli elektronik imzalı taranmış onaylı örnek gönderme imkânı bu yargısal istem bağlamındadır. Bundan her vatandaşın her noter işlemini fiziksel katılım olmadan yapabileceği sonucu çıkarılamaz. Orijinal evrakın istenmesi, noterlikte örnek bırakılması ve belirli masraf kuralları ayrıca düzenlenmiştir. Genel elektronik başvuru ile yargısal belge aktarımı ayrılmalıdır.

Örnek: elektronik ihtar hazırlığı

Tacir bir şirket karşı tarafa ihtar göndermek isteyebilir. Elektronik noterlik sistemindeki işlem türü, şirket temsil yetkisi ve güvenli imza koşulları kontrol edilir. İhtarın elektronik hazırlanması, karşı tarafa tebliğ edildiği anlamına gelmez. Muhatabın adresi, tebligat yöntemi ve hukuki sonucun bağlandığı tarih ayrıca incelenir. TTK 18/3 içindeki tacirler arası bildirim yöntemleriyle noterlik başvurusunun teknik aşaması birbirine karıştırılmamalıdır. İhtarın içeriği ve varsa verilen süre hatalıysa dijital yöntem bu eksikliği gidermez. Başvuru ve teslim kayıtları birlikte saklanmalıdır.

Kesinti, eksiklik ve süre yönetimi

Sisteme erişilememesi veya dosyanın yüklenememesi her kanuni süreyi otomatik uzatmaz. İlgili işlem bakımından alternatif noterlik başvurusu ve eksiklik giderme yöntemi değerlendirilir. Hata ekranı, bildirim, başvuru numarası ve saat bilgisi korunmalıdır. Başvuru taslağıyla tamamlanmış resmî işlem ayrılmalıdır. Özellikle fesih, ihbar veya başka süreli hak kullanımında sonucun gönderme mi ulaşma mı tarihinde doğduğu ayrıca araştırılır. Teknik sorun için yalnız genel bir eposta gönderilmesi hukuken gereken yöntemin yerine geçmeyebilir. Acil durumda resmî işlem kanalıyla gecikmeden iletişim kurulmalıdır.

Kaynakların sınırı ve masraf

Noterlik Kanunu 198/A,5070 sayılı Kanun ve elektronik noterlik yönetmeliği temel kaynaklardır. Ücretin elektronik ortam nedeniyle her durumda ortadan kalktığı da söylenemez; güncel tarife ve özel istisnalar uygulanır. Başvuran işlem türünü, ihtiyaç duyulan temsil belgesini ve tamamlanma aşamasını netleştirmelidir. Elektronik arşiv veya doğrulama bağlantısı mevcutsa belgenin özgün elektronik hali korunur. Sadece ekran çıktısı bazı doğrulama özelliklerini taşımayabilir; kullanacak kurumun kabul biçimi ayrıca öğrenilir.

Sık sorulan sorular