Formül A nedir?

Belgenin temel işlevi

Formül A, Milletlerarası Ahval-i Şahsiye Komisyonunun çok dilli nüfus kayıt örneklerine ilişkin sözleşme sistemiyle bağlantılı belgedir. Doğumun kayıtlı bilgilerini standart alanlarla sunar. Çok dilli düzenlenmesi uluslararası işlemlerde kolaylık sağlar; fakat bütün ülkelerde her amaç için yeterli olduğu anlamına gelmez. Belgeyi isteyen makam hangi olguyu ve hangi formatı aradığını belirtmelidir. Doğum olayının kaydıyla kişinin vatandaşlığı veya güncel medeni durumu farklı hukuki sorulardır.

Hastane raporundan farkı

Hastanenin doğum raporu olayın tıbbi kaydıdır; nüfusa bildirim ve tescilde dayanak olabilir. Formül A ise ilgili nüfus kayıt sisteminden üretilen çok dilli örnektir. Birinin varlığı diğerinin düzenlendiğini otomatik göstermez. Özellikle yurt dışında doğum veya geç bildirimde tescilin tamamlanıp tamamlanmadığı kontrol edilir. Doğum raporundaki bilgi nüfusa yanlış aktarılmışsa belgeyi yeniden indirmek sorunu çözmez; önce kaydın kaynağı ve düzeltme yolu incelenir.

Nereden alınabilir?

Nüfus müdürlükleri, ilgili dış temsilcilik hizmetleri ve uygun e-Devlet hizmeti üzerinden başvuru veya sorgulama imkânları değerlendirilir. e-Devlet’te NVI’nin Çok Dilli Doğum Kayıt Örneği hizmeti bulunur; erişim kimlik doğrulaması gerektirir. Her kişinin her yakını için sınırsız belge alabileceği varsayılmamalıdır. Başvuranın yetkisi ve belgenin kime ilişkin olduğu kontrol edilir. Vekil kullanılacaksa temsil belgesinin işlemi kapsaması önemlidir.

Doğumla ilgili belgelerin farkı

Belgenin adı kadar kanıtladığı olgu önemlidir.

Belge alanlarının kontrolü

Ad ve soyadı, doğum yeri ve tarihi ile anne baba bilgileri ilgili kayıtla karşılaştırılır. Pasaportta farklı yazım bulunuyorsa bunun nedenini açıklayan dayanak gerekebilir. Özellikle birden çok alfabeden çevrilen isimlerde aynı kişiye ait farklı yazımlar ortaya çıkabilir. Belgedeki standart kodlar ve açıklamalar korunmalıdır. Belge üzerinde elle bilgi eklemek veya alanları keserek göndermek resmi örneğin bütünlüğünü bozabilir; eksik bilgi ilgili makamdan usulüne uygun tamamlatılır.

Yabancı kişilerin Türkiye’de doğumu

NVI’nin 30/4/2019 tarihli talimatı, Türkiye’de yabancı kişilere ilişkin doğum, evlenme ve ölüm olaylarının kaydı ve çok dilli belgelerle bildirimini açıklar. Talimata göre bildirilen olaylardan merkezi kayıt üzerinden örnek üretilebilmesi mümkündür. Bu, Türkiye’de doğan her yabancı çocuğun Türk vatandaşı olduğu anlamına gelmez. Belge doğum olayını gösterir; vatandaşlık, ebeveynlik ve kalış statüsü ayrı hükümlerle incelenir. Önce olayın sisteme bildirilip bildirilmediği anlaşılmalıdır.

Apostil her zaman gerekli midir?

Çok dilli belge, uygulanabilir sözleşme kapsamında tasdik veya tercüme kolaylığı sağlayabilir. Buna karşılık bütün alıcı ülkeler ve her belge kullanımı için otomatik apostilsizlik kuralı kurulamaz. Alıcı ülke, taraflık durumu ve işlem türü kontrol edilir. Belgeyi isteyen kurumdan yazılı gereklilik öğrenmek gereksiz tasdik masrafını azaltabilir. Apostil yalnız imza ve resmi sıfat gibi unsurları doğrular; doğum kaydının maddi içeriğini yeniden inceleyen bir karar değildir.

e-Apostil hizmeti

Dışişleri temsilcilik duyurularına göre Formül A, B ve C belgeleri için elektronik apostil hizmeti 28 Aralık 2023’te başlamıştır. Uygun elektronik belge için eapostil sistemi üzerinden işlem değerlendirilebilir. Her taranmış kâğıt otomatik elektronik resmi belge olmaz. Elektronik dosyanın doğrulama verileri ve alıcı makamın kabul yöntemi korunmalıdır. Sistemde başvuru yapılmasıyla apostilin düzenlenmesi aynı aşama değildir; sonuç belgesi ve kapsamı ayrıca kontrol edilir.

Tercüme ve kabul koşulları

Belgenin çok dilli olması bütün dilleri içerdiğini veya bütün kurumların ek tercüme istemeyeceğini göstermez. Alıcı makamın aradığı dil ve içerik belirlenir. Gerekiyorsa hangi tercüman ve tasdik biçiminin kabul edildiği öğrenilir. Formül A ile tam nüfus kayıt örneğinin içerikleri aynı değildir; bir kurum aile veya medeni durumun ayrıntısını istiyorsa ek belge gerekebilir. Belgeyi yanlış adla talep etmek yerine gereken bilginin ne olduğu açıklığa kavuşturulmalıdır.

Hata varsa doğru düzeltme yolu

Dayanak belge doğru ama nüfusa aktarım yanlışsa maddi hata düzeltmesi; esas kayıt gerçeğe aykırıysa uygun mahkeme yolu değerlendirilebilir. UYAP 660790300 numaralı karar bu ayrımı ve doğru sicil araştırmasını açıklar. Karar Formül A’nın her ülkede kabulünü düzenlemez; hatalı nüfus bilgisinin kaynağını çözmede ilgilidir. Yeni örnek almak eski hatayı gidermez. Düzeltme sonrası belgenin tekrar üretilmesi ve diğer kimliklerle uyumunun kontrolü gerekir.

Geçerlilik ve güncellik beklentisi

Her işlem için değişmez tek geçerlilik süresi varsayılmamalıdır. Bazı makamlar yakın tarihli örnek isteyebilir; bunun belgeyi düzenleyen kuralla mı alıcı kurumun işlemiyle mi ilgili olduğu anlaşılır. Eski belgenin üzerindeki bilgiler değişmiş olabilir. Teslim tarihi ve başvuru takvimi birlikte planlanmalıdır. Elektronik belgenin barkodu veya doğrulama bağlantısı kesilmeden saklanır; yalnız görüntünün küçük bir bölümünün iletilmesi alıcı kurumun doğrulamasını engelleyebilir.

Örnek: yurt dışında çocuk kaydı

Türkiye’de doğan çocuğun ebeveyni başka ülkede nüfus kaydı açtırmak istiyor olabilir. Önce alıcı makamın doğum kayıt örneği mi, hastane raporu mu, ebeveynlik veya vatandaşlık belgesi mi aradığı öğrenilir. Formül A temin edilirken isim ve tarihler pasaportlarla karşılaştırılır. Sözleşme kapsamında tasdik muafiyeti yoksa uygun apostil veya diğer tasdik değerlendirilir. Böylece tek belge her şeyi çözer beklentisi yerine gerçek işlem ihtiyacına uygun dosya hazırlanır.

Sık sorulan sorular