İmza beyannamesi nedir?

İmzanın belgelenmesi ne sağlar?

Bir kişinin hangi işaretle imza attığının resmî yöntemle belirlenmesi, daha sonraki belgelerde aidiyet incelemesini kolaylaştırır. Beyanname kişinin adını, kimliğini ve ilgili imza örneğini bir araya getirir. Ancak her sonraki belgedeki imzanın gerçekten aynı kişi tarafından atıldığını peşinen ispatlamaz. Taklit veya sonradan değişiklik iddiası yine incelenebilir. Beyanname, belgenin konusu olan işlemin kanuna uygunluğunu veya kişinin her kurum adına temsil yetkisini onaylayan sınırsız garanti değildir. Kullanım amacı başvuruda açıkça belirtilmelidir.

Ticaret sicilindeki kanuni dayanak

TTK 40 tacirin ve tüzel kişi adına imza yetkililerinin imzalarının sicil sistemine alınmasını düzenler. Kanun kamu kurumlarının veri tabanlarından elektronik temini öncelikli yöntem olarak kabul eder; veri yoksa Bakanlığın belirlediği esaslar devreye girer. Bu nedenle her yeni kuruluşta mutlaka ayrı noter beyannamesi alınacağı söylenemez. Sicil müdürlüğünün güncel uygulaması ve ulaşılabilen imza verisi araştırılır. Şirketin kuruluşuyla kişinin kimliğinin belirlenmesi birbirini tamamlar. Beyanname çıkarılması, eksik kuruluş kararı veya temsil yetkisini kendiliğinden tamamlamaz.

Noter, sicil ve elektronik veri

Ticaret Bakanlığının MERSİS açıklamasına göre sicil işlemlerinde imza beyanının ticaret sicili müdürlüklerinde yapılabilmesi ve kamu veri tabanlarındaki imzanın elektronik alınması mümkündür. Başka bir sicil müdürlüğünde imza beyanı verilmesi imkânı da açıklanmıştır. Noter imza onayı ise Noterlik Kanununun usullerine tabidir. Başvuran önce hangi kurumun hangi yöntemle veriyi kabul ettiğini öğrenmelidir. Aynı amaç için gereksiz mükerrer belge alınması zaman ve masraf doğurabilir. Elektronik veri temini, kişinin temsil yetkisinin ayrıca incelenmesi gereğini ortadan kaldırmaz.

Gerçek kişi ile şirket ayrımı

Gerçek kişi tacirin kendi adına attığı imza ile şirket adına temsilcinin attığı imza farklı ilişkiler içindedir. Şirketin borcu temsilciyi her durumda şahsen borçlu yapmaz; gerçek kişinin şahsi taahhüdü de şirketin borcu sayılmaz. Belge üzerindeki sıfat ve işlem metni önemlidir. İmza beyannamesinde örnek bulunması, kişinin bütün taahhütleri kişisel olarak üstlendiğini göstermez. Kefalet gibi özel şekil isteyen işlemde yalnız örnek imzanın mevcut olması yeterli değildir. Hangi sıfatla imza atıldığı her sözleşmede ayrıca anlaşılır olmalıdır.

Hazırlanacak kimlik ve kayıtlar

Geçerli kimlik belgesi, kullanılacak ad ve soyad, ticaret veya meslek kaydıyla bağlantılı bilgiler ve işlem amacına göre gerekli dayanaklar hazırlanır. Şirket adına beyan varsa temsil yetkisinin kaynağı da belirlenir. Yabancı kimlik belgesinin çevirisi ve yabancı kayıtların tasdiki ayrıca gerekebilir. İmzanın isim yazısından veya kaşeden farklı olduğu unutulmamalıdır. Başkasının kişinin yerine örnek imza vermesi kabul edilemez. Başvuruda istenen nüsha ve kullanım yeri önceden öğrenilirse sonradan belgeyi yeniden hazırlama ihtiyacı azalır. Kurumun özel şekil talebi ayrıca sorulmalıdır.

İmza değişirse ne olur?

Kişinin zamanla farklı imza kullanması eski örneklerin otomatik hükümsüz olduğu anlamına gelmez; fakat uyuşmazlıkta karşılaştırmayı güçleştirebilir. Banka, sicil veya başka kurum kayıtlarının güncellenmesi gerekebilir. Ad ve soyad değişikliği de kimlik kayıtlarıyla birlikte değerlendirilir. Sadece yeni beyanname alınması eski sözleşmelerdeki sorumluluğu ortadan kaldırmaz. Geçmiş işlem o tarihteki gerçek irade ve imza üzerinden incelenir. Eski ve yeni örneklerin tarihleri açık tutulmalıdır. Güncelleme ihtiyacının hangi kuruma bildirilmesi gerektiği kullanım alanına göre belirlenmelidir.

Sahte imza iddiasında inceleme

Beyanname karşılaştırma materyali olabilir; ancak her uyuşmazlığı tek başına çözen belge değildir. Asıl sözleşme, yakın tarihli doğal imzalar, noter veya sicil kayıtları ve gerektiğinde bilirkişi incelemesi birlikte değerlendirilir. İtiraz usulü belgenin türüne göre değişir. İcra takibindeki imzaya itirazın süresiyle genel hukuk davasındaki iddia aynı değildir. Kişi hakkında takip veya dava tebliğ edilmişse belge toplamak için süreyi geçirmemelidir. Salt beyanname sunulması bütün kanuni başvuru sürelerini durdurmaz. Somut tebligat tarihi ayrıca kaydedilmelidir.

Örnek: yeni şirket temsilcisi

Yeni müdür atanan kişi, kamu veri tabanındaki imzasının MERSİS tarafından alınabildiğini görebilir. Bu işlem sicile imza örneği kazandırır; fakat müdürlük kararı, temsil biçimi ve tescil koşulları yine tamamlanmalıdır. İki kişinin birlikte imza atması gereken şirkette yalnız birinin örneğinin bulunması diğerinin onayını gereksiz kılmaz. Bankanın farklı amaçla istediği temsil belgesi de ayrıca değerlendirilir. Böylece imza verisinin kaydı ile şirket adına sözleşme yapma yetkisinin doğması birbirinden ayrılır. Başvuruda belgenin adı yerine amaç üzerinden kontrol yapılması yararlı olur.

Masraf ve işlem zamanı

Belgenin hazırlanması için her olayda geçerli sabit süre veya tek ücret yoktur. Elektronik kayıt, sicil huzurunda beyan veya noterlik işlemi farklı işleyebilir. Noterlikte sayfa, nüsha ve tarife kalemleri; sicilde ilgili uygulama araştırılır. Şirketin tescil başvurusuna ilişkin kanuni sürelerle imza belgesinin hazırlanma zamanı birbirine karıştırılmamalıdır. TTK 40 içindeki tescil yükümlülükleri somut olaya göre ayrıca takip edilir. Eksik belge nedeniyle başvurunun tamamlanması gerekiyorsa kurumun bildirdiği süre ve eksiklik yazısı saklanır. Ücret makbuzu ile işlem çıktısı birlikte korunmalıdır.

Resmî açıklamalar nasıl okunmalı?

TTK 40/2 ve Ticaret Bakanlığının güncel MERSİS açıklaması, imza verisinin kamu kayıtlarından elektronik alınmasına ilişkin temel kaynaklardır. Noterlik Kanunu imza onayının usulünü düzenler. Belgenin kanuni işlevi, kullanım amacı ve kabul eden kurumun güncel yöntemi birlikte değerlendirilmelidir. Eski internet listelerinde noter beyannamesi zorunlu denmesi, kanundaki elektronik temin değişikliğinin gözden kaçırıldığını gösterebilir. İşlem günü geçerli resmî yöntem esas alınmalıdır.

Sık sorulan sorular