İmza tasdiki nedir?

İmza tasdikinin konusu

İmza tasdiki veya imza onaylama, 1512 sayılı Noterlik Kanununun 90 ve devamı maddelerinde düzenlenen işlemdir. Temel soru, belge altındaki imzanın kim tarafından atıldığıdır. Bu işlemle tarafın kimliği ve imzasının aidiyeti resmî biçimde belgelendirilir. Sözleşmedeki bedelin gerçekten ödendiği, malın teslim edildiği veya tarafın ileri sürdüğü tüm olayların doğru olduğu aynı kapsamda onaylanmış sayılmaz. İşlemin ispat değeri, bu sınırlarıyla anlaşılmalıdır.

İmza nasıl onaylanır?

Kanun, imzanın noter huzurunda atılması veya ilgilinin mevcut imzanın kendisine ait olduğunu kabul etmesi yöntemlerini öngörür. Başkasının imza örneğini getirerek onun adına onay alma düşüncesi bu mantığa uygun değildir. Kimliğin belirlenmesi ve ilgili kişinin beyanı işlemin temelidir. Belge önceden imzalanmışsa bunun noterlikte nasıl kabul ve şerh edileceği somut başvuruda açıklanır. Noterlik işleminin tarihi de imzanın metindeki bütün geçmiş olaylarla aynı tarihte gerçekleştiğini kanıtlamaz.

İmza aidiyetiyle karıştırılan konular

Bu ayrım belgeye yüklenen hukuki anlamın sınırını gösterir.

Düzenleme biçiminden farkı

Düzenleme işleminde resmî belge kanuni usulle noter tarafından hazırlanır; imza onayında ise belgedeki imzanın aidiyetinin şerhle belgelenmesi öne çıkar. Bazı hukuki işlemler için kanun düzenleme biçimini zorunlu tutar. Böyle bir durumda tarafların önceden hazırladığı metne imza tasdiki yaptırması yeterli olmayabilir. Belgenin başlığına sözleşme veya vekâletname yazılması şekil koşulunu tek başına belirlemez; özel hüküm, işlem konusu ve temsil yetkisi birlikte incelenir.

Kimlik ve temsil belgeleri

Gerçek kişi kendi adına işlem yapıyorsa kimlik ve işlem ehliyeti; şirket veya başka kişi adına işlem yapıyorsa temsil yetkisi önem taşır. Şirket kaşesi tek başına sınırsız temsil yetkisinin kanıtı değildir. Ticaret sicili bilgisi, yetki belgeleri ve varsa vekâletnamenin kapsamı değerlendirilebilir. Yetkinin süre veya konu bakımından sınırı varsa imza tasdiki bunları kaldırmaz. İmza sahibinin kişisel imzasıyla şirketi bağlayan temsil beyanı aynı soru değildir.

İmza beyannamesi ve imza sirküleri

İmza beyannamesi kişinin imza örneğini, imza sirküleri ise uygulamadaki işleviyle temsil ve imza bilgilerini gösterebilir. Bu belgelerle belirli sözleşmenin altındaki imzanın tasdiki aynı işlem değildir. Bir kurumun imza örneği istemesi, her sözleşme nüshasına noter onayı gerektiği anlamına gelmez. Hangi belge türünün istendiği ve temsilin güncelliği ayrıca sorulmalıdır. Eski bir sirküler, sonradan değişen şirket yetkisini otomatik olarak sürdürmez.

Belgenin içeriği ve hukuka uygunluk

İmza tasdiki içerikle tamamen ilgisiz sınırsız bir mühür işlemi değildir; noterlik görevine ve hukuka uygunluğa ilişkin hükümler uygulanır. Bununla birlikte onay şerhini, belgede yazan bütün borç ve olayların bağımsız araştırılarak doğrulandığına ilişkin garanti gibi okumak doğru olmaz. Geçersiz veya zorunlu şekle aykırı bir işlemin sırf imza onayıyla her açıdan geçerli hale geldiği varsayılmamalıdır. Uyuşmazlıkta hem noterlik işlemi hem temel hukuki ilişki ayrı değerlendirilir.

Yurt dışı kullanımda tasdik zinciri

Noter onaylı imzayı içeren belge yabancı ülkede kullanılacaksa apostil veya konsolosluk tasdiki gündeme gelebilir. Bu sonraki işlem, noterlik belgesindeki resmî imza ve mührün uluslararası doğrulanmasına ilişkindir. İmza sahibinin taahhüdünün yabancı hukukta yeterli olup olmadığı ayrıca incelenir. Belgenin tercümesi de farklı bir aşamadır. Kullanılacak ülke, belge türü ve kurum talebi bilinmeden sadece apostil eklenmesinin bütün işlemi tamamlayacağı söylenemez.

Ücret ve nüsha hesabı

İmza tasdikinin maliyeti, belgenin niteliği, sayfa ve nüsha sayısı ile varsa değer üzerinden alınan harç unsurlarından etkilenebilir. Bir kişinin birkaç sayfalık sözleşmesiyle çok sayıda nüsha içeren başka işlem aynı ücretle sonuçlanmayabilir. Güncel tarife ve somut işlem üzerinden bilgi alınmalıdır. İşlem öncesinde hangi nüshanın hangi kuruma verileceği belirlenirse gereksiz örnek veya eksik nüsha sorunu azalır. Aracı hizmet ücreti devlet harcıyla karıştırılmamalıdır.

Örnek ve karşı örnek

Bir taahhütnamenin altındaki imzanın ilgili kişiye ait olduğunun noterlikte onaylanması, imza inkârı bakımından önem taşır. Fakat taahhütnamede borcun ödendiği yazıyorsa noter huzurunda ödeme yapılmadığı sürece tasdik bu ödeme olayını kendiliğinden doğrulamaz. Şirket temsilcisinin yetkisiz olduğu bir konuda imza atması da yalnız tasdik nedeniyle şirketi her durumda bağlar hale gelmez. İmza aidiyetiyle işlemin geçerliliği ayrı sorulardır.

İşlemden önce ve sonra kontrol

Belgenin boş alanlarını, taraf bilgilerini, tarihini ve eklerini imzadan önce okuyun. İmza tasdiki sonrasında eklenen metinlerin aynı noterlik işlemine dahil olduğu varsayılmamalıdır. Şerhteki kimlik ve temsil bilgilerini kontrol edin; yanlışlık varsa düzeltme usulü ilgili noterlik kaydı üzerinden belirlenir. Teslim edilen asıl ve saklanan örnek arasındaki ilişkiyi anlamak, ileride hangi nüshanın kullanılacağını açıklığa kavuşturur. Belge kaybolursa yeniden örnek alma koşulları işlem türüne göre araştırılır.

İmza tarihinin neyi kanıtladığı

Belgede yazılı geçmiş tarih ile noterlik işleminin tarihi farklı olabilir. İlgilinin önceden attığı imzayı kabul etmesi, belgedeki her olayın o geçmiş tarihte gerçekleştiğinin noter tarafından gözlemlendiği anlamına gelmez. Uyuşmazlığın konusu sözleşmenin kurulması veya ödeme zamanıysa ilgili diğer kayıtlar da incelenir. İmza onayının tarihini, metindeki tarih ve beyanların yerine koymamak gerekir. Böylece resmî şerhin ispat ettiği olayla tarafların ileri sürdüğü maddi olaylar açıkça ayrılır.

İmza atan kişi metni anlayamıyorsa dil ve iletişim gereksinimleri ayrıca ele alınır. Belgeyi okumadan imzalamakla noterlikte kimliğin belirlenmesi farklıdır; gerekli tercüman veya diğer usul koşulları işlem sırasında değerlendirilmelidir.

Sık sorulan sorular