Suret tasdiki nedir?

Suret tasdiki neyi karşılar?

Suret, bir belgenin örneğidir. Noterlikte örnek çıkarma ve onaylama işlemiyle, verilen nüshanın sunulan kaynakla uygunluğu belgelendirilir. 1512 sayılı Noterlik Kanunu ve Yönetmeliğindeki örnek çıkarma kuralları bu işlemin çerçevesini belirler. İşlemin asıl sorusu, nüshanın kaynak belgeyi doğru yansıtıp yansıtmadığıdır. Bir okul belgesinin gerçekliği, bir diplomanın denkliği veya sözleşmenin maddi geçerliliği bu uygunluk sorusuyla aynı değildir.

Asıl, örnek ve fotokopi farkı

Örneğin hangi kaynaktan çıkarıldığı önemlidir: belgenin aslı, onaylı örneği veya sunulan başka bir nüsha aynı açıklamayı gerektirmeyebilir. Bir fotokopinin örneğinin onaylanması, kaynağın hiç görülmemiş aslının doğrulandığı anlamına gelmez. Şerhte kaynak ve karşılaştırma biçimine ilişkin bilgiler okunmalıdır. Kurumun özellikle asıl veya aslından onaylı örnek istemesi halinde elinizdeki tasdikin bu talebi karşılayıp karşılamadığı kontrol edilmelidir; yalnız noter mührü bulunması yeterli inceleme değildir.

Örnek uygunluğu ile diğer doğrulamalar

Belgeyi kabul ettirme sürecindeki dört farklı inceleme birbirinden ayrılmalıdır.

Belgenin bütünlüğü neden önemlidir?

Sayfa sayısı, ekler, arka yüz kayıtları, mühürler ve sonradan düşülmüş şerhler örneğin kapsamını etkiler. Çok sayfalı bir belgenin yalnız ilk sayfasını sunmak, tüm belgenin onaylandığı sonucunu doğurmaz. Diploma ekleri, mahkeme kararının devamı veya kesinleşme şerhi başvuru amacı için gerekli olabilir. Belgenin silik veya okunaksız bölümleri varsa bunlar örnekte de sorun yaratabilir. Tasdik işlemi eksik bilginin içeriğini kendiliğinden tamamlamaz.

Hangi işlemlerde kullanılır?

Diploma, sertifika, vekâletname, sözleşme veya başka belgelerin aslı teslim edilmeden kuruma örnek sunulması gerektiğinde suret tasdiki gündeme gelebilir. Ancak ilgili kurumun kabul usulü önemlidir; bazı belgeler için elektronik doğrulama veya kurum içi aslı görülmüştür işlemi yeterli olabilir. Her başvuruya önceden noter örneği hazırlatmak zorunlu değildir. Önce kurumun asıl, onaylı örnek, tercüme veya elektronik belge seçeneklerinden hangisini istediği öğrenilmelidir.

Yabancı dildeki belgenin örneği

Yabancı dilde yazılmış bir belgeden örnek çıkarılmasında Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin çeviri ve örnek kuralları birlikte önem taşır. Noterlik işlemi belgenin diline ve okunabilirliğine göre hazırlanır. Suret tasdiki ile Türkçe tercüme farklı ihtiyaçları karşılar; kurum biriyle yetinmeyip diğerini de isteyebilir. Apostil veya konsolosluk tasdiki ise kaynak belgenin uluslararası kullanımındaki başka bir aşamadır. Bunların tek bir belge üzerine basılan aynı tür onaylar olduğu düşünülmemelidir.

Elektronik belge ve kâğıt çıktı

Elektronik imzalı belgenin dijital aslı ile yazıcı çıktısı aynı teknik doğrulama imkânına sahip değildir. Barkodlu belgenin doğrulanabilirliği ilgili sistemden kontrol edilebilir; fakat her kurum her çıktı biçimini kabul etmek zorunda değildir. Noter örneği isteniyorsa kaynak belgenin nasıl sunulacağı belirlenmelidir. Ekran görüntüsü, elektronik imzalı dosyanın tüm içeriği ve doğrulama verisi yerine geçmeyebilir. Belgeyi kabul edecek kurumun özel kuralları tasdikten önce öğrenilmelidir.

Suret tasdikinin sağlamadığı sonuçlar

Noter onaylı diploma örneği denklik kararı değildir. Onaylı mahkeme kararı örneği tek başına kesinleşmeyi göstermez; buna ilişkin kayıt ayrıca aranabilir. Sözleşmenin onaylı sureti ise sözleşmenin bütün edimlerinin yerine getirildiğini kanıtlamaz. Kaynak belge sahteyse örneğin ona uygun olması sahtecilik sorununu ortadan kaldırmaz. İşlemin resmî ispat değeri, kaynak belgenin hukuki niteliği ve kullanılacağı uyuşmazlık birlikte değerlendirilir.

Maliyet ve nüsha planlaması

Ücret ve harç hesabı belge, sayfa, nüsha ve işlem niteliğine göre değişebilir. Birden fazla kuruma başvuru yapılacaksa her kurumun kaç nüsha istediği önceden belirlenmelidir. Tasdikli örneğin yeniden fotokopisi, kendiliğinden aynı onaylı nüsha niteliğini taşımaz. Belge sahibi, noterlik işleminin kendisiyle tercüme veya apostil hizmetlerinin maliyetini ayrı değerlendirmelidir. Eski tarife üzerinden verilen sabit tutarlar yerine güncel işlem bilgisi esas alınır.

Örnek ve karşı örnek

Asıl diplomasını elinde tutmak isteyen kişinin aslından hazırlanmış noter örneğini kabul eden kuruma sunması, suret tasdikinin tipik kullanımıdır. Ancak kurum diploma eki ve tercüme de istiyorsa yalnız diploma ön yüzünün örneği yeterli olmayabilir. Bir mahkeme kararının ilk sayfasının onaylı olması kararın bütün hüküm ve gerekçesini sunmaz. Bu örnekler örnek uygunluğuyla başvuru dosyasının tamamlığı arasındaki farkı gösterir.

Teslimden önce son kontrol

Şerhin hangi belgeye ilişkin olduğunu, kaynak türünü, sayfa sayısını, eklerin bulunup bulunmadığını ve kimlik bilgilerinin doğru yansıtıldığını inceleyin. Kuruma verilecek nüshanın üzerindeki mühür ve imza ile sonradan eklenen sayfaları ayırın. Yurt dışı kullanımda apostilin hangi imzaya uygulanacağı ve tercümenin hangi aşamada yapılacağı ayrıca belirlenmelidir. Yanlış işlem yapılmışsa belgenin üstünü elle değiştirerek düzeltmek yerine noterlik kaydına uygun düzeltme veya yeni örnek usulü araştırılır.

Kısmi örnekte kapsamın açıklığı

Belgenin yalnız belirli bölümü örnekleniyorsa başvuruyu kabul edecek kurumun bunu yeterli görüp görmediği öğrenilmelidir. Hüküm sayfası olmadan gerekçe, diploma eki olmadan program içeriği veya temsil sınırlaması görünmeden yetki belgesi eksik anlam taşıyabilir. Tasdikli sayfa sayısının doğru olması, başvurunun bütün gerekli belgeleri içerdiğini göstermez. İlgili eklerin kaynak belgeye ait olduğunun anlaşılması ve şerhle bağlantısının korunması önemlidir. Kurumun tam belge istemesi halinde kısmi örnekle yetinilmemelidir.

Kaynak belge işlem sırasında geri verilecekse kuruma teslim edilecek onaylı nüshaların hangileri olduğu açıkça ayrılmalıdır. Aslın korunması ile kurumun asıl belge isteme yetkisi farklıdır; kabul şartı tasdikten önce öğrenilmelidir. Gerekli nüsha sayısı da netleştirilmelidir.

Sık sorulan sorular