Noter onayı nedir?

Tek bir noter onayı türü yoktur

Gündelik dilde noter onayı denildiğinde birbirinden farklı işlemler kastedilir. İmza onaylama, örnek çıkarma, çevirme ve düzenleme biçiminde işlem aynı hukuki etkiye sahip değildir. 1512 sayılı Noterlik Kanunu her biri için farklı kurallar öngörür. Bu nedenle bir belgenin üzerinde noter mührü bulunmasıyla yetinilmemeli, şerhin hangi hususu belgelendirdiği okunmalıdır. Belgenin resmî görünümü, içeriğinin her amaç bakımından doğru veya geçerli olduğunu göstermez.

Düzenleme ve onaylama ayrımı

Düzenleme biçiminde noterlik işleminde belge kanunun öngördüğü usulle noter tarafından hazırlanır ve ilgililerin beyanları resmî metne geçirilir. İmza onaylamasında ise esas olarak belge altındaki imzanın ilgili kişiye aidiyeti belgelendirilir. Bir hukuki işlem için düzenleme biçimi zorunluysa yalnız imza onayı yaptırmak bu şekil koşulunu karşılamayabilir. Hangi biçimin gerektiği, belgenin adından değil uygulanacak özel hüküm ve işlem amacından belirlenir.

Noterlik işlemleri neyi belgelendirir?

Görünüşte benzer mühürler taşıyan işlemlerin hukuki kapsamları farklıdır.

Kimlik, ehliyet ve temsil

Noterlik işlemi, ilgilinin kimliğinin ve gerektiğinde işlem yapma ehliyeti ile temsil yetkisinin değerlendirilmesini gerektirir. Şirket adına imza atan kişi bakımından yetki belgeleri, vekil bakımından vekâletnamenin kapsamı önemlidir. Bir kişinin nüfus cüzdanını sunmak onun adına her işlemi yapma yetkisi sağlamaz. Yaş, dil veya iletişim durumu da işlemin anlaşılmasını etkileyebilir; tercüman, tanık veya başka usul gereksinimleri somut işlemle birlikte değerlendirilir.

İmza onayının sınırı

İmza onayı, imzanın noter huzurunda atılması veya ilgilinin daha önce attığı imzanın kendisine ait olduğunu kabul etmesi usulüyle yapılabilir. Bu onay, borcun gerçekten doğduğunu veya sözleşmedeki bütün beyanların maddi olarak doğru olduğunu otomatik ispatlamaz. Belge içeriğinin hukuka uygunluğu ve zorunlu şekil kuralları yine önemlidir. Noterlik işleminin resmî belge ve ispat değeri, işlemin türü ve uyuşmazlığın konusu birlikte değerlendirilerek anlaşılır.

Suret ve çeviri işlemlerinin farkı

Suret tasdiki, çıkarılan örneğin sunulan belgeye uygunluğunu açıklayan işlemdir; kaynak belgenin gerçekliğinin kapsamlı araştırmasıyla aynı değildir. Çevirme işleminde ise bir dilden diğerine aktarılan metin ve ilgili noterlik şerhi söz konusudur. Yabancı diplomanın noter örneği, diplomanın denkliğini sağlamaz; tercümesi de eğitim seviyesinin Türkiye’de tanındığını göstermez. Her tasdik işlemi cevap verdiği soruyla sınırlı olarak okunmalıdır.

Yabancı ülkede kullanım

Türkiye’de noter işlemi yapılmış belgeyi başka ülkede kullanmak için apostil, konsolosluk tasdiki veya sözleşmeden doğan muafiyet gündeme gelebilir. Noter onayı ile apostil birbirinin yerine geçmez. Apostil, uygun belge üzerindeki resmî imza ve sıfatı tasdik eder; noterlik işleminin içeriğini yeniden kurmaz. Önce kullanılacak ülke, belge türü ve kabul edecek kurumun beklentisi belirlenmelidir. Her noter belgesinin tüm dünyada ek işlem olmadan geçerli olduğu söylenemez.

Ücret nasıl belirlenir?

Noterlik ücretleri işlemin niteliği, sayfa, örnek adedi ve varsa değerle bağlantılı harç unsurları bakımından değişebilir. Çeviri, değerli kâğıt, harç ve diğer kalemler birbirinden ayrılmalıdır. İnternette tek başlık altında yazılan sabit bir noter ücreti her belge için geçerli olmayabilir. Güncel tarife ve somut işlem bilgisiyle hesap yapılır. Bedel sorarken belgenin dili, sayfa sayısı, yapılacak işlem ve kaç nüsha istendiği açıkça belirtilmelidir.

Örnekler üzerinden doğru işlem

Üniversiteye diploma örneği verecek kişi suret tasdikine, yabancı kuruma Türkçe belgenin çevirisini sunacak kişi çevirme işlemine ihtiyaç duyabilir. Bir sözleşmede taraf imzasının doğrulanması ise imza onayını gündeme getirebilir. Ancak kanunen düzenleme biçiminde yapılması gereken bir işlemi sadece imza tasdikli dilekçeye dönüştürmek yeterli değildir. Bu örnekler tek bir noter onayı sözüyle farklı hukuki ihtiyaçların anlatıldığını gösterir.

Belgede hata bulunursa

İşlemden sonra isim, tarih, temsil yetkisi veya metin hatası görülürse bunun nasıl düzeltileceği noterlik kaydı ve işlemin niteliği üzerinden belirlenir. Belgenin üzerine tarafların sonradan yaptığı değişiklik, noterlik şerhinin o değişikliğe de uygulanmasını sağlamaz. Hatalı çeviri, eksik suret ve geçersiz temsil ayrı sorunlardır. Asıl belge, işlem örneği, yevmiye bilgisi ve teslim edilen nüshalar birlikte incelenmelidir; yalnız mührün fotoğrafı sorunu açıklamayabilir.

İşlem öncesi açıklanacak dört soru

Notere yalnız belge onaylatmak istiyorum demek yerine hangi kurumda, hangi amaçla, hangi ülkede kullanılacağını ve talep edilen işlem türünü belirtin. Asıl belge mi örnek mi istendiğini, tercüme dilini ve özel yetki gerekip gerekmediğini açıklayın. Böylece şekil koşulunu karşılamayan veya gereksiz tasdik içeren işlem yapılması önlenebilir. Noter onayı bir hak sahipliği araştırmasının, dava kararının veya idari iznin yerine geçmez; hukuki ihtiyaç ile belge biçimi birlikte seçilmelidir.

Onay istenen kurumun talebi

Kurumun noter onaylı belge ifadesi belirsizse hangi hususu istediği sorulmalıdır: aslından örnek, imza onayı veya çevirme işlemi farklıdır. Aynı belgenin üzerinde gereğinden fazla onay bulunması eksik zorunlu şekli tamamlamaz. Özellikle sözleşme ve temsil belgelerinde kullanılacak ülke ile işlem konusu baştan açıklanmalıdır. Böylece yanlış işlem için ödeme yapılıp daha sonra yeni belge hazırlama ihtiyacı azalır. Belgenin hukuki etkisini noter mührünün sayısı değil, doğru işlem ve uygulanacak hukuk belirler.

Bir kurumun yalnız belge örneği istemesi, tarafların yeni bir hukuki taahhüt vermesini gerektirmez. Buna karşılık yeni irade beyanı içeren metin hazırlanacaksa bunun sadece suret işlemi olduğu varsayılmamalıdır. İşlemin kapsamı baştan doğru tarif edilmelidir.

Sık sorulan sorular