Veri sorumlusuna başvuru nedir?

Başvurunun hukuki amacı

6698 madde 11 ve 13, kişinin verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenmesi ve kanuni haklarını kullanması için başvuru çerçevesi sağlar. Bu işlem sıradan müşteri memnuniyeti mesajıyla aynı değildir. Talep kişisel veri faaliyetine ilişkin olmalı ve muhatap veri sorumlusuna ulaşmalıdır. Örneğin yanlış telefon numarasının düzeltilmesi, verinin kimlere aktarıldığının açıklanması veya koşullarıyla silinmesi istenebilir. Başvurunun amacı belirlenmeden yalnız KVKK gereği diyerek bütün şirket belgelerini istemek, hakkın sınırlarını belirsizleştirir. İlgili kişiyle veri arasındaki bağ gösterilmelidir.

Kim başvurabilir?

Hak kişisel verisi işlenen gerçek kişiye aittir. Temsilci veya vekil aracılığıyla işlemde temsil yetkisi uygun biçimde gösterilir. Tüzel kişinin kendi ticari bilgileriyle gerçek kişinin kişisel verileri aynı kategori değildir. Şirket yetkilisinin kendi verisi için başvurmasıyla şirket adına iş uyuşmazlığı dilekçesi vermesi ayrılmalıdır. Kurulun 2020/335 sayılı karar özeti de farklı başvuran sıfatlarının önemini gösterir. Veri sorumlusu talebin doğru kişiden geldiğini kontrol edebilir; fakat kimlik doğrulama bahanesiyle gereksiz veya aşırı belge istememelidir.

Başvuru ve şikâyet farkı

Başvuru veri sorumlusuna yönelir ve onun işlemine ilişkin açıklama veya düzeltme talep eder. Kurula şikâyet ise kanuni şartlarla idari denetim ister. Kurula gitmeden önce usulüne uygun veri sorumlusu başvurusu yapılması gerekir. Ancak bu ön başvuru zorunluluğu her türlü yargısal hak için genel dava şartı olarak sunulmamalıdır. Tazminat ve diğer yargısal talepler kendi koşullarına tabidir. Başvuran hangi sonucu istediğini ayırmalıdır: bilgi edinme, işlemin durması, idari inceleme ve zarar giderimi aynı işlem değildir.

Uygun gönderim yöntemleri

Yazılı başvuru, KEP, güvenli elektronik veya mobil imza ve Tebliğin kabul ettiği diğer yöntemler değerlendirilebilir. Sıradan elektronik posta kullanılacaksa kişinin veri sorumlusuna daha önce bildirdiği ve sistemde kayıtlı adres koşulu önemlidir. Başvuru amacına yönelik uygulama da uygun yöntem olabilir. Her sosyal medya mesajının veya telefon görüşmesinin usulüne uygun başvuru olduğu varsayılmaz. Gönderim kanalı ve teslim kaydı korunmalıdır. Başvurunun yanlış bir grup şirketine veya ilgisiz teknik hizmet verene gitmesi süre ve muhatap tartışması yaratabilir.

Dilekçenin zorunlu unsurları

Ad, soyad, gerekli kimlik bilgileri, tebligata esas adres, varsa bildirim adresi ve talep konusu açık olmalıdır. Yazılı başvuruda imza; vekille işlemde yetki belgesi önem taşır. Yabancılar bakımından ilgili kimlik bilgileri Tebliğe göre düzenlenir. Olayı gösteren belgeler talebe göre eklenebilir. Bütün kimlik veya sağlık dosyasının gereksiz kopyasını göndermek yerine yeterli ve ölçülü belge tercih edilmelidir. Talep kişinin kendisiyle ilgili veri faaliyetine bağlanmalı; başka müşterilerin kayıtları veya şirketin ticari sırları sınırsızca istenmemelidir.

Hangi haklar istenebilir?

Veri işleme hakkında bilgi, amaç ve amaca uygun kullanım, aktarım alıcıları, düzeltme, koşullarına göre silme veya yok etme ile ilgili bildirimler talep edilebilir. Yalnız otomatik sistemle kişinin aleyhine sonuç doğuran analizlere itiraz ve kanuna aykırı işlem nedeniyle zarar giderimi hakları da kapsamda değerlendirilir. Bununla birlikte silme talebi her kanuni saklama yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Bir belgenin delil veya yasal kayıt olarak tutulmasıyla kamuya açık yayımlanması farklı işlemlerdir. Talebin hedefi hangi işlemin yanlış olduğunu göstermelidir.

Otuz günlük cevap takvimi

Veri sorumlusu talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırmalıdır. Kabul veya gerekçeli ret bildirilir. Süre, başvurunun hukuken alındığı tarihle bağlantılı olduğu için teslim belgesi önemlidir. Kişi önceki başvurusunu tekrar gönderdiğinde bütün hakların süresiz biçimde yeniden başladığını varsaymamalıdır. Ek bilgi yazışmaları da kanuni takvimi kendiliğinden belirsiz süre uzatmaz. Birden çok talep varsa her biri hakkında hangi kapsamda işlem yapıldığı anlaşılmalıdır; genel bir metinle geçiştirme yeterli olmayabilir.

1 Ekim 2026 bildirim açıklaması

Kurumun güncel kamuoyu duyurusu, nihai cevabın yazılı veya elektronik biçimde bildirilmesi gerektiğini vurgular. Telefonla ek bilgi almak veya talebi açıklığa kavuşturmak mümkündür; ancak yalnız sözlü görüşme kanuni cevap yerine geçmez. Bu ayrım, cevabın içeriğinin ve hangi tarihte öğrenildiğinin ispatı açısından önemlidir. İlgili kişi görüşmenin yapıldığını belirtebilir, fakat nihai yazılı cevabı ve teslim bilgilerini de istemelidir. Veri sorumlusu hangi talebi kabul veya reddettiğini ve ret gerekçesini anlaşılır biçimde bildirmelidir; otomatik alındı nihai cevap değildir.

Ücretin sınırları

Genel kural talebin ücretsiz sonuçlandırılmasıdır. Ayrıca maliyet doğuran işlem için Kurulun tarifesi kapsamındaki ücret gündeme gelebilir. Yazılı cevapta on sayfaya kadar ücret alınmaması, üzerindeki sayfalar için Tebliğdeki sınır ve kayıt ortamının maliyeti önemlidir. Başvuru hakkını caydıracak keyfî dosya açma bedeli konulmamalıdır. Başvuru veri sorumlusunun hatasından kaynaklanıyorsa alınan ücretin iadesi de değerlendirilir. Özel avukatlık veya danışmanlık bedeli bu tarifeyle aynı değildir; başvurunun idari niteliği her özel hizmeti ücretsiz yapmaz.

Cevaptan sonra süre ayrımı

Süresinde cevap verilmişse cevabın öğrenilmesinden itibaren otuz günlük Kurula şikâyet süresi dikkate alınır; herkes için başvurudan itibaren altmış günü sonuna kadar bekleme hakkı yoktur. Cevap hiç yoksa otuz günlük cevap süresinin sonunda şikâyet koşulu oluşabilir ve ilk başvurudan itibaren altmış günlük üst sınır önemlidir. Otuz günden sonra gelen cevapta geç cevap yeni otuz günlük süre yaratmaz. Kurulun 2019/9 sayılı kararı bu ayrımları açıklar. Takvim başvuru, öğrenme ve gönderim belgeleriyle gün gün kurulmalıdır.

Temsili talep ve uygulanabilir adım

Bir kişi alışveriş ilişkisi bittikten sonra reklam mesajları almaya devam ediyor olsun. Veri sorumlusunu, kullandığı iletişim adresini ve hangi işlemin açıklanmasını veya durdurulmasını istediğini belirtir. Pazarlama ile zorunlu fatura arşivi aynı talebe otomatik bağlanmaz. Teslim alındısı ve cevap saklanır; gerekirse Kurula şikâyet süresi ayrıca izlenir. Para iadesi veya tazminat beklentisi varsa ilgili başka hukuki yol değerlendirilir. Başvuru, olayın çözümüne yönelik somut ve ölçülü kurulmalı; gereksiz kişisel veri eklenerek yeni risk yaratılmamalıdır.

Sık sorulan sorular