KEP nedir?

Kayıtlı elektronik posta ne sağlar?

KEP, sıradan elektronik postaya ek olarak gönderen, gönderim zamanı, teslim ve okuma gibi olaylar hakkında hizmet sağlayıcı kayıtları üretir. İşlem geçmişinin doğrulanabilmesi özellikle süreli bildirimlerde önem taşır. Ancak gönderilmiş bir metnin içeriğinin hukuken haklı olmasıyla gönderimin ispatı aynı şey değildir. KEP borcun veya fesih gerekçesinin doğruluğunu kendiliğinden kanıtlamaz.

Bir ihtarın doğru muhataba yöneltilmesi, yetkili kişi tarafından yapılması ve gerekli şekli taşıması ayrıca değerlendirilir. Yanlış şirkete gönderilen ayrıntılı bir KEP iletisi, doğru şirkete bildirim yapılmış sayılmaz. Sistem delili, işlemin esasına ilişkin bütün eksiklikleri gideren genel bir onay değildir.

Hesap ve yetkili hizmet sağlayıcı

KEP hesabı, BTK tarafından yetkilendirilmiş kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarından alınır. BTK’nın güncel listesi başvuru öncesi kontrol edilmelidir. Normal e-posta hesabı KEP hesabına dönüşmez; Gmail veya kurumsal e-posta adresinin yazılması aynı hizmeti sağlamaz. KEP kendi hesapları arasında işleyen ayrı bir sistemdir.

Gerçek kişi ve tüzel kişi hesaplarında kimlik ve temsil belgeleri farklıdır. Şirket adına hesap açan ve ileti gönderen kişinin yetkisi önemlidir. Hesaba erişen personelin işten ayrılması veya temsil yetkisinin değişmesi kayıt yönetiminde dikkate alınır. Kurum içi kullanım yetkisi ile şirketi bağlayıcı hukuki beyan verme yetkisi her olayda aynı olmayabilir.

Elektronik imza ile ilişkisi

BTK açıklamasına göre KEP üzerinden gönderim yapabilmek için elektronik imza sahibi olmak gerekir; yalnız alıcı olarak kullananlar için bu koşul aynı şekilde aranmaz. Elektronik imza, belge ve beyanın imzalayanla bağlantısını kurar; KEP ise iletim ve teslim olayları hakkında kayıt üretir. İki aracın işlevi tamamlayıcıdır.

Nitelikli sertifikanın kime ait olduğu ve imzayı atan kişinin şirket adına hangi sıfatla hareket ettiği kontrol edilir. Bir kişinin kendi elektronik imzasının bulunması, her şirketi temsile yetkili olduğu anlamına gelmez. İmzanın geçerliliği, sertifika durumu ve belgenin sonradan değiştirilip değiştirilmediği de gerektiğinde teknik inceleme konusudur.

Ticari bildirimler ve şekil

Türk Ticaret Kanununun 18. maddesi tacirler arasındaki temerrüt, fesih ve sözleşmeden dönmeye ilişkin bildirimlerde güvenli elektronik imzayla KEP yöntemine yer verir. Bunun uygulanması tarafların sıfatına ve işlemin türüne göre incelenir. Her sözleşme veya her kanuni başvuru için KEP tek ve zorunlu kanal değildir.

Taşınmaz devri veya resmi şekle bağlı başka bir işlem, sırf KEP ile gönderildiği için gerekli şekli kazanmaz. Mahkemeye dilekçe sunmak için öngörülen UYAP veya fiziki başvuru kuralları da ayrıdır. Bir kamu kurumunun KEP adresi olması, her başvuruyu o adresten kabul etmek zorunda olduğu sonucunu tek başına doğurmaz; özel usul araştırılır.

KEP ile UETS ayrımı

UETS, 7201 sayılı Kanun kapsamında yetkili makamların elektronik tebligat sistemidir. KEP ise özel ve ticari yazışmalar için delil hizmeti sunar. PTT, UETS devreye girdikten sonra KEP adreslerinin UETS tebligatı yerine kullanılmadığını belirtir. KEP iletisine UETS’deki beşinci gün kuralını otomatik uygulamak bu nedenle hatalıdır.

KEP tesliminin bir hukuki bildirimin ne zaman hüküm doğurduğuna etkisi, ilgili işlem ve mevzuatla değerlendirilir. Gönderim, teslim ve okunma kayıtları birbirinden ayrılır. Sözleşmedeki bildirim maddesinin varlığı da kanunun emredici şekil düzenlemelerini her durumda bertaraf etmez. Dosyada hangi kuralın uygulandığı açıkça gösterilmelidir.

İçerik ve ekleri hazırlama

Bildirimde doğru taraf, sözleşme veya borcun dayanağı, talep, süre ve sonuç anlaşılır yazılmalıdır. Ekler varsa metin içindeki açıklamalarla dosyalar eşleşmelidir. Gönderilen içeriğin hangi sürüm olduğu sonradan tartışılmaması için özgün ileti paketi ve deliller birlikte saklanır. Yalnız yazdırılmış metin, sistemdeki bütün teknik bilgileri göstermeyebilir.

Adres kontrolü yapılmadan benzer unvanlı bir şirkete gönderim yapılması pratikte önemli bir hata kaynağıdır. İletiyi hazırlayan kişi ile imzalayan kişinin aynı yetki zincirinde olması ve eklerin tamlığı incelenir. Eksik ekin sonradan gönderilmesi her zaman ilk bildirimi geriye dönük tamamlamaz; sonuç ilgili talebe göre değerlendirilir.

Uyuşmazlıkta delil ve masraf

KEP hizmeti ücretlidir; hesap, ileti ve depolama bedelleri sağlayıcı ve pakete göre değişebilir. Güncel tarife görülmeden tek bir fiyat vermek uygun olmaz. Ücret ödemenin kendisi hukuki başvurunun tamamlandığı anlamına gelmez; gönderim sonucunun ve delil kayıtlarının oluştuğu kontrol edilmelidir.

Bir uyuşmazlıkta gönderilen metin, ekler, elektronik imza doğrulaması ve KEP olay kayıtları birlikte sunulur. Örneğin borçluya ödeme talebi gönderilmişse hangi borcun, hangi tutarla ve hangi vadeyle istendiği incelenir. KEP kaydı bildirimin iletildiğini açıklayabilir; borcun gerçekten mevcut olup olmadığı sözleşme ve ödeme delilleriyle ayrıca ispatlanır.

Ticari ihtarda içerik kontrolü

Ödeme ihtarında sözleşme veya faturanın tanımı, istenen ana para, varsa faiz talebi, ödeme yöntemi ve verilen süre açıkça gösterilebilir. Fesih bildiriminde hangi sözleşmenin hangi hüküm veya olay nedeniyle sona erdirildiği belirtilir. Karşı tarafa ulaşan metin anlaşılmazsa KEP olay kaydı bu içerik belirsizliğini ortadan kaldırmaz. İletim yöntemi ile maddi beyanın yeterliliği ayrı değerlendirilmelidir.

Bildirime eklenen faturanın yanlış sürüm olması veya sözleşmenin hiç eklenmemesi, somut talepte önem taşıyabilir. Gönderim öncesi ek adlarıyla metindeki atıflar karşılaştırılır. Aynı borca ilişkin daha önce yapılan ödemeler dikkate alınır. Karşı tarafa gereğinden geniş bir borç veya yanlış dönem bildirilmesi, sonraki uyuşmazlıkta açıklama gerektirebilir. Bir taslak üzerinden işlem yapılırken nihai metnin imzalandığı doğrulanmalıdır.

Arşiv ve delil paketinin işlevi

Bir KEP yazışmasının yalnız ek PDF dosyasını indirmek, iletim olaylarının tamamını korumayabilir. Özgün ileti, ekler, imza ve hizmet sağlayıcının delil kayıtları birlikte tutulmalıdır. Karşı tarafın cevap verdiği ayrı iletiler varsa bunlar da tarih sırasına göre düzenlenir. Böylece gönderilen talep ile verilen cevabın gerçekten aynı işe ilişkin olup olmadığı anlaşılır.

Uyuşmazlıkta karşı taraf teslimi inkâr edebilir, temsil yetkisine itiraz edebilir veya içeriğin başka sözleşmeye ait olduğunu söyleyebilir. Bu itirazların her biri farklı kayıtla değerlendirilir. Teslim kaydı ilk soruyu aydınlatabilir; ticaret sicili ve yetki belgeleri ikinciye, sözleşme ve faturalar üçüncüye cevap verebilir. Hiçbir kayıt tek başına bütün tartışmaları çözmek zorunda değildir. KEP hizmetinin kapanması veya sağlayıcının arşiv süresi gibi konular güncel sözleşme ve mevzuat üzerinden ayrıca kontrol edilir.

KEP kaydının cevapladığı sorular

KEP adresinin faal olması, o adrese gönderilecek her yazının doğru muhataba yöneldiğini göstermez. Ticaret unvanı, sözleşmenin tarafı ve hesabın sahibi karşılaştırılmalıdır. Aynı isimli farklı gerçek kişiler veya grup şirketleri bulunabilir. Eski sözleşmedeki adresle güncel hesabın ilişkisi de araştırılır. Gönderilen talebin karşılık bulmaması, borcun kabul edildiği anlamına her durumda gelmez. Sessizliğin sonucu ilgili hukuk kuralına ve işlemin niteliğine göre belirlenir.

Son kontrolde gönderim sonucunun gerçekten oluştuğu ve ilgili olay kayıtlarının indirilebildiği de doğrulanmalıdır.

Sık sorulan sorular