Elektronik imza nedir?

Her dijital işaret aynı değildir

Elektronik imza kavramı geniştir. Bir belgenin altına eklenen imza resmi, ekranda çizilen işaret ve 5070 sayılı Kanundaki güvenli elektronik imza aynı hukuki ve teknik özellikleri taşımaz. Güvenli elektronik imzada imza sahibinin kimliğini belirleyen nitelikli elektronik sertifika ve kanundaki diğer koşullar önemlidir.

Belgenin PDF olması veya üzerinde “elektronik imzalıdır” yazması tek başına güvenli imza bulunduğunu kanıtlamaz. Dosyanın doğrulanabilir imza verisi ve sertifika zinciri incelenmelidir. İmzanın görünür bir resim olarak gösterilmesi zorunlu değildir; hukuki nitelik görsel kutudan değil teknik ve kanuni koşullardan kaynaklanır.

Güvenli imzanın etkisi

5070 sayılı Kanunda güvenli elektronik imzanın elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurması temel ilkedir. Bununla birlikte kanunun istisnaları ve özel şekil kuralları bulunur. Resmi şekle veya özel merasime tabi işlemlerin sırf elektronik imzayla tamamlanacağı varsayılmamalıdır. İşlemin türü önce belirlenmelidir.

Hukuk Muhakemeleri Kanunu, usulüne uygun güvenli elektronik imzayla oluşturulan elektronik verinin senet niteliğine ilişkin düzenleme içerir. Bu, her ekran görüntüsünün kesin delil olduğu anlamına gelmez. İmzaya ve belge bütünlüğüne yönelik itirazlar usulüne göre incelenebilir. Teknik doğrulama ile işlemin esasına ilişkin hukuki değerlendirme ayrı yapılır.

Sertifika ve başvuru

Nitelikli elektronik sertifika, BTK’nın düzenleme ve denetimi altındaki elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından alınır. Başvuru sırasında kimlik doğrulaması yapılır. Sertifikanın geçerlilik süresi ve kullanım araçları sağlayıcının koşullarıyla birlikte incelenir. Güncel sağlayıcı listesi ve teknik uyumluluk, alınacak hizmete göre kontrol edilmelidir.

İmzayı kullanacak kişi ile tüzel kişinin temsil yetkisi farklı konulardır. Şirket müdürünün kişisel elektronik imzası bulunabilir; şirket adına işlem yapabilmesi için temsil sıfatı da gerekir. Başkasının sertifikasıyla işlem yapılması, imzalayan kimliği ve irade konusunda ayrı sorunlar doğurur. Yetkilendirme, sertifika devri gibi kabul edilmemelidir.

Belge doğrulamada bakılacaklar

Doğrulama, imzanın hangi belge sürümüne ait olduğunu, belgenin sonradan değişip değişmediğini ve sertifikayla bağlantısını araştırır. İmza zamanı, zaman damgası, sertifika süresi ve iptal durumu birlikte önem taşıyabilir. Belgenin bugünkü doğrulama ekranı ile imza anındaki geçerlilik aynı soruyu cevaplamaz.

Uzun süre saklanacak belgelerde imza doğrulama verilerinin ve özgün dosyanın muhafazası yararlıdır. Yalnız yazıcı çıktısı veya taranmış kopya, imza verisinin tamamını taşımaz. Mahkemeye sunumda belge türüne ve talebe göre elektronik asıl ve açıklayıcı çıktı birlikte gerekebilir. Teknik uyuşmazlıkta uzman incelemesi istenebilir.

Kullanım alanları ve sistem koşulları

UYAP, KEP, elektronik sözleşme ve kamu hizmetlerinde elektronik imza kullanılabilir. Ancak bir sistemin imza kabul etmesi, bütün başvuru usullerinin tamamlandığı anlamına gelmez. Dosya biçimi, dilekçe, ekler, harç ve gönderim onayı gibi adımlar ayrıca bulunabilir. Belgeyi imzalamakla yetkili mercie sunmak farklı işlemlerdir.

KEP, imzalı içeriğin iletimi hakkında delil üretirken elektronik imza belgeyle kişi arasındaki bağı kurar. UETS alıcısının her durumda e-imza edinmesi zorunlu değildir; PTT başka kimlik doğrulama yöntemleri de sunar. Hangi hizmetin hangi kimlik doğrulamasını istediği ilgili kurumun güncel kılavuzundan kontrol edilmelidir.

Geçerlilik tartışmaları

Sertifikanın süresinin dolması, daha önce imzalanan her belgenin otomatik olarak yok sayılacağı anlamına gelmez. İmza anı ve doğrulamaya elverişli kayıtlar değerlendirilir. Aynı şekilde sertifikanın halen geçerli olması, imzalanan sözleşmenin içeriğinin hukuken geçerli olduğunu tek başına göstermez. Yetki, irade ve özel şekil koşulları ayrı kalır.

Elektronik imza kullanılmış bir işlem inkâr ediliyorsa hangi belgeye, hangi imzaya ve hangi işleme itiraz edildiği somutlaştırılmalıdır. Hesabın kullanımı, imzalama aracı, yetki ve olay kayıtları incelenebilir. Teknik sorun iddiası her işlemi kendiliğinden geçersiz kılmaz; somut bulgularla değerlendirilir. Mahkemenin ispat kuralları uygulanır.

Örnek ve belge hazırlığı

Örneğin bir sözleşmenin güvenli elektronik imzalı özgün dosyası ile bu dosyadan alınmış ekran görüntüsü aynı bilgi düzeyinde değildir. Özgün dosyada doğrulanabilir imza verisi bulunabilir; görüntüde yalnız görünür metin vardır. Bu nedenle uyuşmazlıkta hangi sürümün sunulduğunu açıklamak önemlidir.

İşlem dosyasında özgün imzalı belge, sertifika bilgileri, doğrulama sonucu, varsa zaman damgası ve iletim kayıtları birlikte düzenlenebilir. İmzalanmadan önce taraf, tutar, tarih ve eklerin son sürümü kontrol edilmelidir. İmza sonrası metinde yapılan değişikliğin yeni imza gerektirip gerektirmediği ve değişikliğin etkisi ayrıca değerlendirilir.

İmzalı dosya ve tarama karşılaştırması

Kağıt üzerine elle imzalanıp taranan sözleşme, elektronik ortamda saklanan bir görüntüdür. Güvenli elektronik imzayla oluşturulmuş dosya ise doğrulanabilir imza verisi taşır. İkisinin de PDF uzantılı olması hukuki niteliği eşitlemez. Bir uyuşmazlıkta hangi belge türünün bulunduğu açıkça belirtilmelidir. Kağıt aslın varlığı, imza inkârı ve elektronik verinin niteliği farklı inceleme yolları doğurabilir.

Bir dosyayı yazdırıp yeniden taramak, özgün elektronik imza verisini yeni görüntüye otomatik aktarmayabilir. Görünen imza kutusu dosyanın teknik imzasının yerini tutmaz. Bu nedenle elektronik belgenin doğrulanabilir aslı ayrıca korunmalıdır. Birden fazla imza varsa hangi tarafın hangi sürümü imzaladığı ve imzalar arasındaki değişiklikler de incelenir. İmza sayısı tek başına bütün eklerin aynı kapsamda olduğunu göstermez.

Yetki, zaman ve sunum kontrolü

Bir şirket adına imzalanan metinde imza sahibi, imza tarihindeki temsil yetkisi ve işlem sınırları birlikte değerlendirilir. Yetki daha sonra kaldırılmışsa geçmiş işlemin zamanı önem kazanabilir. Sertifikanın kimliği doğrulaması ile ticaret sicilinin temsil ilişkisini göstermesi farklı işlevlerdir. Bu belgelerin birbirini tamamladığı bir dosya, tartışmanın nerede bulunduğunu açıklaştırır.

İmzalı başvuru bir portala yükleniyorsa işlemin tamamlandığına ilişkin alındı veya işlem numarası kontrol edilir. Dosyanın bilgisayarda imzalanmış olması, yetkili kuruma gönderildiğini tek başına göstermez. Süreli işlemde yükleme hatası, eksik ek veya harç işlemi sonucu etkileyebilir. Teknik sorun ileri sürülecekse tarih ve hata kayıtları somutlaştırılır. Elektronik imza konusundaki genel bilgi, her kurumun başvuru koşullarını ortadan kaldırmaz; kurumun güncel usulü ve dosyaya özgü gereklilikler ayrıca uygulanır.

İmza ve işlem kontrol tablosu

İmza doğrulama yazılımının verdiği uyarı, tek başına bütün hukuki soruları cevaplamaz. Örneğin sertifika zincirine çevrimdışı erişilememesi ile dosyanın imza sonrası değiştirilmiş olması aynı hata değildir. Uyarının tam metni ve kullanılan doğrulama yöntemi kaydedilir. Gerekirse belgenin üretildiği resmi sistemin doğrulama hizmeti de incelenir. Çelişen sonuçlarda teknik uzman değerlendirmesi yararlı olabilir. Doğrulama ekranının açıklaması anlaşılmadan belgeyi kesin geçerli veya kesin geçersiz saymak uygun değildir. Hukuki işlem türü ve temsil belgeleri ayrıca kontrol edilir.

Bir belgenin birden fazla eki varsa imzanın hangi dosya veya paket üzerinde kurulduğu belirlenmelidir. Ana metnin imzalanması, dışarıdaki her bağlantının aynı kapsamda imzalandığını göstermez. Eklerin isimleri, sürümleri ve bağlantıları kontrol edilir. Sonradan değişen bir internet sayfasının içeriği ile imzalama anındaki ek belge aynı veri kabul edilmemelidir.

Sık sorulan sorular